De 10 beste intranetten van 2020

Wat zijn de beste intranetten van 2020? De Nielsen Norman Group heeft een top 10 samengesteld. Wat zijn de succesfactoren maar ook de uitdagingen van deze intranetten? En wat kun jij daarvan leren?

Verenigen van de organisatie als kerndoel, werken vanuit een duidelijke visie, user-driven design en ‘buiten-denken binnen de organisatie’. Dit zijn enkele kenmerkende thema’s van de tien best ontworpen intranetten van 2020 volgens de Nielsen Norman Group. Het onderzoeksteam – bestaande uit Kara Pernice, Patty Caya, Maria Rosala en Anna Kaley – grijpt dit jubileumjaar ook aan om terug te kijken op de winnaars van de Intranet Design Annual in de afgelopen 20 jaar.

De 10 beste intranetten van 2020 op een rij

Dit zijn de winnaars in alfabetische volgorde:

1. Angelini Holding SpA

Een internationaal farmaceutisch bedrijf uit Italië, operationeel in 17 landen. Angelini produceert (verrassend genoeg) ook wijn.
Oordeel Nielsen Norman Group: “Dit aantrekkelijke intranet MyA combineert nut met speelsheid. Het intranetteam besteedde er veel aandacht aan om van dit intranet een belangrijke speler in de organisatie te maken ter ondersteuning van de strategische missie om diverse bedrijfsonderdelen en locaties te verenigen.”

2. Bank Spółdzielczy we Wschowie

Coöperatieve bank, werkzaam in drie Poolse provincies.
Oordeel Nielsen Norman Group: “De leden van het intranetteam dompelden zich onder in research naar behoeften van medewerkers en processen om zo tot hele specifieke oplossingen voor de bank te komen. Het Intranet maakt dit allemaal toegankelijk, waarmee een bevredigende en rijke toegang tot de digitale werkplek is ontstaan.”

3. Barclays

Financiële dienstverlener uit het Verenigd Koninkrijk.
Oordeel Nielsen Norman Group: “Het intranetteam heeft zeer bewuste ontwerpbeslissingen gemaakt met name op het gebied van toegankelijkheid. Barclays Now maakt het leven van alle medewerkers eenvoudiger met gepersonaliseerd en aanpasbaar nieuws, links naar tools en nuttige mobiele toepassingen.”

4. Consolidated Edison, Inc.

Energiemaatschappij uit de Verenigde Staten.
Oordeel Nielsen Norman Group: “Conor, het elegante en zeer gedetailleerde intranet, informeert en verenigt werknemers van twee organisaties.”

5. Dynacare

Eén van Canada’s grootste bedrijven op het gebied van gezondheidsoplossingen, zoals medische laboratoria.
Oordeel Nielsen Norman Group: “Als het centrum van de digitale werkplek is ConneXede plek waar werknemers hun dag kunnen beginnen en de tools vinden die ze nodig hebben om uitzonderlijke gezondheidszorg voor alle patiënten te bieden. Gebouwd op vier belangrijke pijlers: toegang tot kennis, experts vinden, één laagdrempelig toegangspunt voor alle systemen en faciliteren van betere samenwerking en productiviteit.”

samenwerken

6. Husky Energy

Canadese energiemaatschappij met dertig vestigingen in Canada, de VS en Azië.
Oordeel Nielsen Norman Group: “Met een zeer robuuste zoekmachine, handige uitgebreide zoekopdrachten en gedetailleerd filteren op basis van precieze metadata helpt HuskyNet medewerkers precies te vinden wat ze nodig hebben. Deze functies gecombineerd met optimale toegang tot veiligheidsinformatie en andere bedrijfskritieke middelen maak van dit intranet een echt dynamische kracht in de organisatie.”

7. Korn Ferry

Wereldwijd opererend organisatieadviesbureau uit de Verenigde Staten.
Oordeel Nielsen Norman Group: “Het intranet Fuse vertegenwoordigt en ondersteunt de transformatie bij Korn Ferry. Fuse verbindt medewerkers over de hele wereld, die samenwerken aan het zo goed mogelijk tegemoet komen aan de complexe behoeften van hun klanten. Het platform helpt ze klantinformatie te delen en ondersteunt een consistente samenwerking en cultuur.”

8. Loblaw Companies Limited

De grootste Canadese supermarktketen.
Oordeel Nielsen Norman Group: “Intranet flip laat zien hoe je een succesvolle klantervaring realiseert door processen in de backoffice goed te ondersteunen. Klantgerichte medewerkers en kantoormedewerkers werken samen aan kwaliteitsproducten en -diensten, ondersteund door het zeer gepersonaliseerde ontwerp van het intranet.”

9. United Nations

Intergouvernementele organisatie voor samenwerking tussen aangesloten landen op het gebied van mensenrechten, internationaal recht, mondiale veiligheid, et cetera.
Oordeel Nielsen Norman Group: “Intranet iSeek van de Verenigde Naties ondersteunt de organisatie bij haar missiewerk door het mobiliseren en verenigen van het internationale personeel. Onder de vlag van ‘One UN’ maakt iSeek productiviteit en samenwerking mogelijk en bevordert een gevoel van verbondenheid. De flexibele, consistente uitstraling leent zich voor verspreiding van wereldwijde inhoud, terwijl het ook ruimte biedt aan lokale informatie.”

10. Wellcome Trust

Onafhankelijke Amerikaanse gezondheidsorganisatie, die wetenschappelijk onderzoek en gezondheidscampagnes ondersteunt.
Oordeel Nielsen Norman Group: “Dit op maat gemaakte intranet Trustnet valt op door zijn focus op functies die voldoen aan gebruikersbehoeften en passen binnen de organisatiedoelen. De eenvoud en elegantie van het visuele ontwerp in combinatie met een krachtige zoekfunctionaliteit en versimpelde navigatie, maken dit intranet aantrekkelijk en gemakkelijk te gebruiken.”

Wat valt op?

Ook dit jaar komen de winnaars voor een groot deel uit Noord-Amerika en de Engelssprekende wereld. Bovendien gaat het wederom om vooral (middel)grote organisaties. Maar dit jaar zijn er ook twee kleine organisaties die zich in de lijst van winnaars hebben weten te plaatsen. Namelijk Bank Spółdzielczy we Wschowie en Wellcome Trust. Op de grootte van de winnende organisaties, ook in relatie tot de grootte van het intranet(kern)team, komen we later in dit artikel nog terug.

Verder zijn er dit jaar in twee branches twee winnaars: nutsbedrijven (Consolidated Edison en Husky Energy) en financiële dienstverleners  (Bank Spółdzielczy we Wschowie en Barclays). Nutsbedrijven zijn sinds de start van het jaarlijkse onderzoek sowieso de absolute winnaar met 33 winnaars en financiële dienstverleners staan op de tweede plaats met 28 winnaars.

Intranet Design Annual Industried Represented 2001-2020

Verenigen van de organisatie als kerndoel

Het belangrijkste thema dit jaar was de wens om één gezamenlijk platform voor alle individuen, teams en tools in de organisatie te ontwikkelen. Met als doel om al deze groepen en onderdelen binnen de organisatie met elkaar te verenigen. Intranetteams en de organisaties, die zij ondersteunen zijn zich daarbij goed bewust van de toegevoegde waarde van samenwerking en inclusiviteit.

Alle winnaars van dit jaar stelden hun doelen voor ze daadwerkelijk met het intranetproject aan de slag gingen. Sommigen hadden verschillende langetermijndoelen. Het doel van bijna elke winnaar omvatte iets met betrekking tot samenwerking vanuit een communitygedachte en toegang tot of het combineren van kennis. Het doel van Korn Ferry was bijvoorbeeld:

Medewerkers en teams samenbrengen onder één digitaal dak; een platform bieden voor effectieve communicatie, samenwerking, en kennismanagement in de gehele organisatie; zorgen dat de juiste mensen de juiste kennis hebben op het juiste moment.

Gedreven door visie

Kenmerkend aan de winnende projecten is dat intranet- en projectmanagers hierbij vanuit een duidelijke visie en doelen werken en daar hun team ook regelmatig aan herinneren. Zonder duidelijke, gezamenlijke doelen baseren teamleden hun werk anders op wat ze denken dat het doel is. En dat kan totaal verschillend zijn van wat stakeholders en andere teamleden denken.

Het onderzoeksteam van de Nielsen Norman Group vergelijkt het opstellen van doelen met het net in een hockeywedstrijd:

Iedereen in het team weet wat het doel is waar ze op mikken en werkt samen om daar te scoren.

In veel gevallen werken teamleden slechts een deel van hun werktijd aan het project. Het is daarom goed om veel contact te houden en te blijven communiceren over naar welke doelen je gezamenlijk streeft.

Doelen voor intranetten

Een intranetvisie moet voldoende te bereiken resultaten omvatten, maar ook weer niet te ambitieus en ingewikkeld zijn. Dit levert een voor ons herkenbare set van intranetdoelen op bij de winnende teams.

Nieuwe, betere features

Bijvoorbeeld een robuuste zoekmogelijkheid, consistente afdelingspagina’s en digitale formulieren

Meer efficiëntie

Het team van Bank Spółdzielczy we Wschowie wilde bedrijfsprocessen stroomlijnen op het intranet. Angelini richtte zich op kennis delen en samenwerking bij projecten en cross-functionele processen vergroten en innovatie en digitale cultuur onder medewerkers stimuleren. En Dynacare heeft gewerkt aan het verbeteren van de samenwerking en productiviteit.

Ontsluiting van systemen en voor apparaten

Veel organisaties gingen aan de slag met mobiel intranet en mobiele applicaties, bijvoorbeeld om medewerkers gemakkelijker te laten communiceren en samenwerken met collega’s (Dynacare). Bij Barclays gingen ze een stap verder. Daar wilden ze ook diverse geselecteerde, oudere systemen mobiel toegankelijk maken.

intranetten devices

Ondersteuning van interne communicatie

Dynacare en Husky Energey hadden beiden als doel om medewerkers meer te betrekken en met elkaar te verbinden, zodat ze beter geïnformeerd zijn en gemakkelijk en beter met elkaar kunnen communiceren en samenwerken.

Goede en relevante informatie

Loblaw had als doel het verstrekken van relevante inhoud aan collega’s. Verder werkte Korn Ferry aan duidelijke classificatie en eigenaarschap van content. En Husky Energy wilde beheerders en eindgebruikers in staat stellen om informatie efficiënt te publiceren en beheren.

Toegankelijkheid voor iedereen

Barclays and Husky Energy hadden doelen gericht op het meer toegankelijk maken van hun intranetten voor alle medewerkers, bijvoorbeeld ook slechtzienden.

Uitdagingen voor intranetteams

Het onderzoek verhaalt natuurlijk vooral over het succes van de winnaars. Maar er is ook een interessant kort deel over de uitdagingen die de winnaars in hun projecten zijn tegengekomen. Voor ons zeker herkenbaar en het sterkt hopelijk jou als lezer ook in de gedachte dat elk intranetteam en -project worstelingen kent.

Geen keuze

Vanwege de strenge beveiligingseisen bij banken had het intranetteam van Barclays bijvoorbeeld geen keuze in welke technologie of tools in het project konden worden gebruikt. Bovendien bevond het projectteam zich op verschillende locaties en in verschillende tijdzones (Londen, Radbroke en India). Dat zorgde voor uitdagingen qua communicatie en planning.

Nog geen processen

Bij Husky Energy was het intranetproject één van de eerste teams die met Office 365/SharePoint Online in de organisatie aan de gang ging. Tijdens het project werden allerlei nieuwe zaken ontdekt, maar waren er nog geen (beheer)processen om ze te ondersteunen.

Visuele consistentie

Bij Angelini was de belangrijkste uitdaging om goede mogelijkheden voor storytelling te identificeren en visuele consistentie tussen de interne digitale werkomgeving en externe websites tot stand te brengen.

Gebrek aan bedrijfsstrategie

Een veelvoorkomende uitdaging in onze ervaring: bij Korn Ferry ontbrak het bij de start van het project aan een uitgewerkte bedrijfsstrategie, waaraan de intranetdoelen konden worden gerelateerd. Bovendien vertrokken belangrijke teamleden bij deze werkgever in een kritieke fase van het project.

Verschillende rechtsposities

Bij Dynacare was het ingewikkeld om de medewerkers van verschillende betrokken organisaties een naadloze ervaring te bieden, aangezien er verschillende rechtsposities waren. Bij Korn Ferry bestond een vergelijkbare uitdaging, maar hierbij ging het om de grote verschillen in geografische (geïsoleerde) locaties.

Specifiek maken en toewijzen van content

Bij Loblaw bleek het specifiek maken en toewijzen van content aan divisies, rollen en soms specifieke winkels voor complexe problemen te zorgen.

Internettoegang

Bij de United Nations creëerde gebrekkige of afwezige internettoegang op verschillende locaties in de wereld unieke barrières.

Meertaligheid

En tot slot de ons ook bekende uitdaging van een meertalig (Engels en Frans) intranet bij Dynacare waar het intranetteam erachter kwam dat niet alle widgets meertaligheid konden ondersteunen.

digitaal samenwerken intranet

User-driven design

De winnaars van dit jaar hebben grote inspanningen geleverd om medewerkers centraal te stellen in het ontwerpproces van het intranet. Daarvoor gebruikten organisaties diverse methodes, zoals design thinking (Angelini en Dynacare), cardsorting en tree testing (Husky Energy) en ontwikkeling van persona’s (Con Edison en Dynacare). Het Wellcome Trust team focuste zich op toptaken.

Buiten-denken binnen de organisatie

Medewerkers zijn vaak zo gefocust op hun eigen werk en team dat ze zich helaas niet bewust zijn van wat andere groepen binnen de organisatie doen. Zonder kennis van de rest van de organisatie kunnen individuen, teams en afdelingen gaan navelstaren, kansen missen om samen te werken, onnodig externe consultants inhuren terwijl de benodigde expertise al in huis aanwezig is en misschien nieuwe carrièrepaden mislopen.

De winnende teams zijn zich hiervan bewust en hebben daarom op diverse manieren gewerkt aan het verstrekken van informatie over verschillende bedrijfsonderdelen. Het Husky Energy-intranet biedt bijvoorbeeld secties over de verschillende teams, zodat medewerkers informatie kunnen vinden over de strategie, aansturing en prestaties van elk team. De pagina ‘Wie doet wat’ van Dynacare geeft medewerkers inzicht in de bedrijfsstructuur en biedt details over wat cross-functionele afdelingen doen.

Andere (terugkerende) overlappende thema’s zijn:

  • Het intranet als toegangspoort tot de digital workplace
  • Informele verbinding tussen medewerkers faciliteren, bijvoorbeeld op basis van gezamenlijke interesses
  • Verbeteren van de mogelijkheden voor contentmanagement, zowel managedals user generated
  • Lanceringsactiviteiten voor introductie en promotie van het nieuwe intranet

Trends uit het onderzoek naar intranetten

Zoals eerder aangegeven staat in het werk van de winnaars aansluiting op de echte behoeften van medewerkers duidelijk centraal. Dat blijkt onder meer uit de keuze die intranetteams maken om wel of niet voor nieuwe, innovatieve features en technologie te gaan.

Ontwerpervaring en een goed instinct hielpen de winnaars ook om soms een innovatie te laten rusten ten gunste van een goed toegepaste ‘ouderwetse’ functionaliteit als dat de beste keuze was.

In het onderzoek zien wij dan ook niet echt nieuwe zaken in de winnende intranetten. Alles is elders, ook in Nederland, al toegepast. Wel is duidelijk dat intranetteams steeds verder de business induiken en zoeken naar specifieke oplossingen, die echt toegevoegde waarde voor hun eigen organisatie opleveren.

We geven een kort overzicht van de belangrijkste trends en overeenkomsten tussen de winnaars.

Favorieten opslaan

Wel echt een golden oldie wat ons betreft, maar hij werkt nog steeds. Diverse intranetten bieden de mogelijkheid om links naar favoriete pagina’s, samenwerkingsgroepen en/of systemen op te slaan. Zo kan de medewerker gemakkelijker en productiever werken. Dit gebeurt bijvoorbeeld in de vorm van een extra menu of toolbar op de startpagina van de medewerker.

Customization en personalisatie

Barclays personaliseert de homepage en het nieuws op basis van de rol en locatie van de medewerker, terwijl Husky Energy medewerkers zelf laat kiezen welk nieuws en events ze willen zien. Korn Ferry gaat nog een stap verder met het dynamisch tonen van links naar applicaties gebaseerd op de toegangsrechten van medewerkers.

Naamgeving

Een goede naam voor je intranet kan een enorme bijdrage leveren aan het bereik, de sfeer op het intranet en de effectiviteit ervan. De intranetnamen van de winnende organisaties zijn te verdelen in drie categorieën:

  1. Een persoonsnaam, zoals Conor van Consolidated Edison Inc.. Daarmee voelt het intranet benaderbaar en onthouden medewerkers de naam gemakkelijk.
  2. Een simpele, beschrijvende naam, zoals Thrustnet van Wellcome Trust.
  3. Een metafoor of woordspeling, zoals iSeek van United Nations.

In meer bronnen zoeken

Het zoeken gaat zich steeds meer richten op andere informatie dan de intranetcontent alleen. Zo is Dynacare’s intranet zover geïntegreerd met SharePoint Online dat je vanuit één zoekveld in zowel intranet als SharePoint kunt zoeken. De zoekresultaten worden vervolgens per soort content – intranetpagina’s, profielen, HR-informatie en nieuws – in aparte secties op de resultatenpagina getoond.

In specifieke onderdelen zoeken

Voor sommige onderdelen kan het handig zijn om alleen daarin specifiek te kunnen zoeken. Het moet dan wel heel duidelijk voor medewerkers zijn dat de zoekopdracht zich beperkt tot het betreffende onderdeel. United Nations maakt het bijvoorbeeld mogelijk om alleen advertenties, evenementen of vacatures te doorzoeken.

Visuele secties of tegels

Visueel aangeven dat informatie bij elkaar hoort, maakt het mogelijk voor medewerkers om inhoud effectief te scannen. Deze brokken kunnen op verschillende manieren worden weergegeven, onder meer door gebruik van spatiëring, achtergrondkleur en subkoppen. Onder de winnaars van dit jaar zijn grofweg twee categorieën te onderscheiden. De ene categorie die vooral tegels gebruikt: Angelini en Dynacare. En de andere categorie die een mix van spatiëring, subkoppen en tegels gebruikt: de overige winnaars.

Gebruik van de right rail

Een aantal van de winnaars gebruikt de rechterkant van de pagina (right rail) om op een ordelijke manier geselecteerde informatie te tonen aan medewerkers. Zo helpt de right rail op de intranetstartpagina van Korn Ferry medewerkers nieuwe en handige content te vinden, gerelateerd aan hun werk.

Belangrijk hierbij is dat je nadenkt over wat je met je right rail-onderdelen doet op mobiel. Vaak zien we dit wegvallen ten faveure van bijvoorbeeld het nieuws, de agenda-items, et cetera. Bij Korn Ferry is samen met medewerkers met een buitendienstfunctie gekeken naar de belangrijkste toptaken onderweg. Daarom staan de persoonlijke contacten uit de right rail bijvoorbeeld bovenin de navigatie op mobiele site.

Responsive site

Mobiele toegang biedt flexibiliteit en is daarmee een welkome toevoeging voor veel medewerkers. Het maakt intranet bovendien beter toegankelijk voor medewerkers, die niet continu over een desktop of laptop beschikken. Interessant is dat uit gebruikersonderzoek van Barclays bleek dat veel medewerkers meerdere vensters tegelijk op hun computer hebben openstaan en dat het responsive intranet daarbij ook in een kleiner scherm wordt geopend.

Status bubbles (notificaties)

Medewerkers meer, gerichtere informatie geven was een uitgangspunt voor veel van de winnende teams. Een simpele functie die teams hielp dit doel te bereiken was het aanbieden van status bubbles. In feite gekleurde cirkels, die soms een nummer bevatten om de hoeveelheid nieuwe inhoud van een onderdeel aan te geven. In de notificatiehub van Dynacare hebben medewerkers toegang tot hun persoonlijke meldingen over nieuwe content, sociale berichten en belangrijke organisatiemeldingen. Ook kunnen ze de pushmeldingen voor mobiele apparaten beheren.

Hoe groot is een intranetteam?

Zoals beloofd komen we nog terug op de grootte van intranetteams in relatie tot de grootte van organisaties. Bij het lezen van het rapport bekroop ons het gevoel dat de winnaars ambitieuze, complexe opdrachten hadden, maar wel ook met bijbehorende menskracht en budgetten.

Het gemiddelde aantal medewerkers in intranet(kern)teams uit het onderzoek is in 20 jaar flink  opgelopen. Vanaf 2014 tot nu gaat het om ruim 16 personen. Dat vinden wij behoorlijk wat. Vooral ook als je bedenkt dat dit exclusief contentauteurs is en mensen die aan kleinere, kortetermijn-intranetprojecten werken. Daarmee lijkt de vertaling naar het gemiddelde project in Nederland naar ons idee niet altijd gemakkelijk te maken. We zien vaak dat er niet echt capaciteit wordt vrijgemaakt en een intranetproject ‘er even bij’ wordt gedaan.

Door combinatie van het aantal medewerkers per organisatie met het aantal leden van het intranet(kern)team zien we dat grote organisaties niet per se meer menskracht hebben. De grootste organisatie Loblaw heeft het nieuwe intranet met negen personen gerealiseerd. De kleinste organisatie, Bank Spółdzielczy we Wschowie, heeft juist een aanzienlijk aantal kernteamleden. Belangrijk daarbij is wel dat deze bank zelf een volledig maatwerk intranet heeft gebouwd (met Linux, PHP7, Symfony Framework en MySQ).

Tabel verhouding medewerkers intranetten.
Tabel: verhouding aantal medewerkers – aantal medewerkers Intranet(kern)team bij winnaars 2020.

De cijfers worden wat vertroebeld door de inzet van externe medewerkers en/of externe bureaus. Deze zijn vaak meegerekend in de totalen, maar in een aantal gevallen ook niet. Zo bestond het kernteam van Dynacare uit vijf personen. Maar was er samenwerking met zes verschillende bureaus voor onder meer productimplementatie, technische support, intranetstrategie, governance en design, technisch advies en Office 365 ondersteuning en training. Andere gebieden waarop de winnaars zich hebben laten ondersteunen zijn: gebruikersonderzoek, agile coaching, contentcreatie en training van redacteuren, informatiearchitectuur, ontwikkelen van persona’s, journey mapping en projectmanagement.

Meer weten?

Het rapport van de Intranet Design Annual 2020 gaat uitvoerig in op welke keuzes de winnende intranetteams hebben gemaakt en welk proces ze hebben doorlopen. Bovendien wordt elk winnende intranet zeer uitvoerig besproken en ook getoond met behulp van diverse screenshots. Je kunt hiermee zeker ideeën opdoen voor het intranet van jouw organisatie. Ook met een wat bescheiden budget. Tegelijkertijd maakt het duidelijk dat bepaalde onderwerpen in elke organisatie taai zijn en een lange adem vergen. Je kunt het volledige rapport (tegen betaling) downloaden.

(Dit artikel verscheen op 20 februari 2020 op Frankwatching.com)